Marcos Ribeiro
Muito se tem falado sobre portaria Remota, principalmente após o início da pandemia. Com o advento deste difícil momento da nossa história, gerir a presença dos funcionários, se tornou, principalmente nos primeiros momentos, algo muito mais complexo do que se via até então. Na sequência temos assistido uma nova forma de enxergar o serviço de portaria e os conceitos estão sendo revistos.
Nesta nova onda, muitas empresas vendem exclusivamente a ideia de que instalar uma portaria Remota dará ao síndico e ao condomínio, uma excelente oportunidade de reduzir custos. Sou particularmente muito contrário a está posição, por motivos que são muito simples de se entender por quem de fato opera um condomínio diariamente. Quando se observa tudo isto apenas pela ótica da redução de custos, temos uma ligeira tendência a cometer erros básicos de avaliação. Se a comparação for efetiva e simples, imaginando que demitir os funcionários próprios ou dispensar empresa terceirizada e comparar quando se gastava num modelo e quanto se gastará no sistema remoto, pode se chegar a conclusão de que o condomínio está economizando a diferença entre um valor e outro. Note que o ideal seria avaliar os serviços entregues anteriormente pelo condomínio, de forma conjunta ao específico controle de acesso, validando por exemplo, qual era o custo do atendimento feito a outras situações, distintas do controle de acesso. Só pra exemplificar, muitas vezes os porteiros auxiliam ou atuam noutras frentes, desde o bate papo com o morador, gestão de entregas, auxiliar em reparos nas unidades, etc. É muito comum os funcionários estarem envolvidos noutras atividades, que não se sabe de onde surgiram e com autorização de quem, mas acontecem.
Noutra vertente da mesma avaliação, se você for o gestor do condomínio, vale muito a pena estudar quais rotinas poderiam ser revistas e onde um melhor aproveitamento da mão de obra atual, seria possível. Neste sentido, ao invés de reduzir custos, estaríamos otimizando recursos. Se atualmente o condomínio contrata mão de obra para serviços de manutenção do jardim, de conservação predial (elétrica, pintura, hidráulica, etc), fazendo com que aquele funcionário que antes apenas abria e fechava um portão, passe a ser um novo colaborador, oferecendo novas possibilidades, com certeza o condomínio oferecerá a seus colaboradores uma oportunidade muito produtiva e alcançará resultados muito positivos na redução de custos operacionais.
Obviamente otimizar o recursos, principalmente os recursos humanos do condomínio, geram reflexos positivos e neste sentido, sim, contratar uma portaria remota pode gerar excelentes oportunidades. Desta forma, pense sempre em buscar entender suas demandas atuais e planeje uma nova forma de agir a atuar a programação de serviços. A opção da portaria remota não deve ser vista exclusivamente como uma hipótese em que funcionários serão demitidos e a folha de pagamento será diminuída. Procure organizar as coisas de forma a entender que o condomínio contará com um controle de acesso mais eficiente, onde a entrada e saída de pessoas de fato será registrada e acompanhada e que toda a equipe atual será realocada em novas funções que trarão uma conservação e manutenção diferenciada. Uma última dica, porém não menos importante, quando você optar por contratar a portaria, redistribua também os horários de trabalho, de forma que o condomínio conte com colaboradores ao longo de todos os períodos do dia. Assim, quando necessária uma intervenção humana, em qualquer ocorrência do condomínio, você contará com o apoio e ação humana presencial.
Portanto, lembre-se de que a opção de portaria remota não deve ser pensada como opção direta de redução de custos e que otimizar recursos lhe trará uma gama imensa de soluções eficientes para gestão das rotinas.
